Lo smart working ai tempi del Coronavirus: i consigli per dipendenti e manager

Una delle sfide più significative per il futuro delle nostre città è quella della congestione del traffico. Lo smartworking ha il potenziale adatto per rimuovere una notevole quantità di traffico dalle strade cittadine, ma, nonostante i molti potenziali benefici economici, sociali e ambientali, i tassi di adozione per il lavoro in remoto in Italia sono rimasti sempre molto bassi.

L’emergenza Coronavirus però, per molte aziende italiane, si è trasformata nel più grande esperimento di smart working mai messo in atto, lo stesso che Bloomberg ha descritto per le aziende in Cina che si sono trovate a fare ricorso allo smartworking per restare operative e produttive nonostante i milioni di lavoratori costretti alla quarantena in casa dalle misure governative per il contenimento della diffusione del Sars2-CoV–19.

Una necessità che potrebbe trasformarsi in un’opportunità anche in Italia, dove fa notizia il decreto attuativo contenuto nel DL n.6 del 23 febbraio 2020, Misure Urgenti sul Coronavirus, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale con cui si bypassano tutti gli adempimenti normativi per l’avvio del lavoro agile.

Ogni crisi è anche un’opportunità di riflessione e di crescita

L’emergenza coronavirus ha spinto o costretto molte imprese ad adottare il lavoro in remoto nel giro di poche ore, ma le domande sono: quando tutto finirà e si tornerà alla consueta quotidianità, le aziende saranno diverse? Ci sarà un cambio radicale del nostro vivere in azienda e in società?

Negli ultimi anni le organizzazioni aziendali si sono confrontate sul futuro della comunicazione interna e sull’engagement delle persone, soprattutto a fronte di modelli organizzativi sempre più agili e alle prese con la digital transformation.

Oggi le aziende, lì dove le persone sviluppano relazioni e obiettivi comuni che costruiscono il successo dell’intero gruppo, hanno il dovere di cominciare a guardare a quello che sarà il post-Coronavirus. Ogni crisi, infatti, è anche un’opportunità di riflessione e di crescita. In questo caso potrebbe diventarlo di tipo economico, sociale e ambientale attraverso l’implementazione organizzata dello smart working.

Ecco i consigli per chi affronta un periodo di lavoro a distanza

La società di consulenza Methodos, che aiuta le imprese a mettere a punto nuovi modelli organizzativi, ha stilato un vademecum per i capi e per i lavoratori che si trovano per la prima volta a sperimentare il lavoro agile. «Per le aziende e per i dipendenti sarà un cambiamento culturale»

«Delega e fiducia sono i concetti più importanti per chi ha un ruolo dirigenziale – spiega Giuseppe Geneletti, Head Smart Working di Methodos –.Chiarire gli obiettivi, valorizzare i risultati raggiunti e responsabilizzare sono le azioni chiave per impostare un progetto di smartworking vincente. Occorre poi fare degli sforzi in più sul fronte della pianificazione e schedulare specifici momenti di confronto con le persone del team: meglio in video che con una semplice telefonata».

Per i lavoratori, invece, la sfida è riprodurre a casa la forma mentis che si assume in ufficio. I consigli di Methodos sono cinque:

1. Stabilire chiaramente gli orari. «È importante indicare i momenti di inizio e fine del lavoro – spiega Giuseppe Geneletti –. Dedicare delle ore specifiche al lavoro facilita non solo la concentrazione, ma anche l’allineamento con gli altri interlocutori, che sanno in quali momenti siamo disponibili e pronti a rispondere».
2. Vestirsi come se si andasse in ufficio (o quasi). «Non è necessario essere iper-formali e in giacca e cravatta – commenta sempre Geneletti – ma passare dalla modalità “da casa” a quella “da lavoro” è molto importante per concentrarsi, e l’abbigliamento gioca la sua parte».
3. Fare delle pause e spostarsi. Se è fondamentale, anche a casa, avere la sensazione di “iniziare” la propria giornata, allo stesso modo, quando si prende una pausa, bisogna davvero staccare. «Per questo il consiglio è di allontanarsi fisicamente dallo spazio di lavoro – spiega l’esperto di Methodos –. Fare un passo lontano dalla scrivania può aiutare a liberare la mente e ad avere maggiore attenzione al ritorno».
4. Organizzare gli spazi. Cioè avere una scrivania libera dal disordine, con file digitali e/o archivi cartacei facilmente individuabili e uno spazio adatto all’attività. «Sono elementi  importanti per aumentare la produttività e rimanere concentrati mentre si lavora ai vari progetti» sottolinea Geneletti.
5. Staccare la spina dalla vita digitale. A casa, ancor più che in ufficio, le distrazioni di web e social sono in agguato. «Per sfruttare al meglio il tempo – spiega sempre Geneletti – è bene silenziare o bloccare alcune app, anche attraverso alcuni tool che ne limitano l’utilizzo».

Un approfondimento ad hoc lo meriterebbero i cosiddetti “meeting digitali”, ovvero chiamate e videoconferenze, di cui nei prossimi giorni si farà grande uso.

«Le tecnologie rendono le comunicazioni di una facilità impensabile rispetto a pochi anni fa, anche senza complicati apparati ma con gli strumenti che tutti hanno a casa – commenta Giuseppe Geneletti –. Non tutti però sono ancora abituati a rapportarsi in questo modo ed è necessario accogliere e coinvolgere nel modo giusto chi non usa quotidianamente questi strumenti». Ecco quindi alcuni consigli utili:

Prima dei meeting digitali

• Assicurarsi che tutti i partecipanti davvero rilevanti per la riuscita del meeting siano collegati/collegabili, altrimenti programmarlo in un altro momento.
• Condividere con anticipo un reminder dell’agenda, allegando obiettivi, temi e principali materiali che verranno discussi. «Ai partecipanti, parallelamente, si richiede di leggere e preparare i materiali» sottolinea Geneletti.
• Chiedere a tutti i partecipanti di evitare le distrazioni (mail, sms, ecc.)
• Non affrontare un numero eccessivo di argomenti

Durante chiamate e videoconferenze

• Testare in anticipo il collegamento (il giorno prima se possibile con 1-2 partecipanti previsti).
• Invitare tutti a fare un check di comunicazione se non si sono mai collegati da remoto per verificare la banda e la connettività.
• Adattare il formato dei materiali (presentazione, video eventuali di supporto etc.) affinché siano compressi per ridurre la necessità di banda di trasmissione
• Pianificare 10-15’ di tempo di “accoglienza” prima dell’inizio ufficiale della riunione in cui verificare da parte di tutti la qualità del collegamento audio-video a due vie.
• Ricordare a tutti all’inizio della riunione le regole di ingaggio e di etichetta: «Cioè parlare uno alla volta e a due terzi della velocità “normale” – puntualizza Geneletti –, dire sempre il proprio nome per assicurarsi che tutti sappiano chi sta parlando, scandire bene le parole formulando frasi più brevi e semplificate per ridurre la fatica da collegamento, e infine, quando si ha la necessità di scollegarsi, annunciarlo».
• Avere a disposizione un tecnico IT se possibile per effettuare una pronta risoluzione dei problemi durante la fase di accoglienza.

Nelle regioni più colpite dal contagio, dove si cerca di limitare al massimo gli spostamentil «questi giorni di blocco forzato potrebbero addirittura essere un acceleratore del cambiamento»: ne è convinto Alessio Vaccarezza, CEO di Methodos Italia, società di consulenza specializzata nell’accompagnare le imprese nei processi di change management assieme a Digital Attitude e Accompany, due startup focalizzate sulla digital transformation.

«Da tempo è in atto una trasformazione culturale per quanto riguarda i modelli organizzativi sul lavoro e molte realtà, soprattutto le più grandi e internazionali, sono preparate ad affrontare la situazione che stiamo vivendo – prosegue Vaccarezza –. Chi è in ritardo nell’attuare piani strutturati di smartworking dovrà mettere in campo qualche sforzo in più, ma attrezzarsi in tempi brevi è possibile e, con alcuni accorgimenti, si può evitare di perdere produttività».